Er is een nieuwe privacywet. Daarom hebben we een privacyverklaring gemaakt waarin
staat hoe wij met persoonlijke gegevens van onze cliënten omgaan.

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring staat hoe wij omgaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens bij notariële akten

De wet schrijft voor wat er allemaal aan persoonsgegevens door de notaris verzameld en

gecontroleerd moet worden als er een akte wordt gemaakt. Dit zijn de gevolgen voor het gebruik van

jouw persoonsgegevens:

• de notaris moet bepaalde persoonsgegevens in de akte vermelden;
• de notaris moet de ondertekende akte met jouw persoonsgegevens altijd blijven bewaren;
• als de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan kan er

niets meer aan worden veranderd, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er

wijzigingen nodig zijn, dan maakt de notaris een nieuwe akte waarin de wijziging staat;

• de notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht controleren in een aantal registers

zoals de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster;

• als jouw persoonsgegevens worden opgenomen in een notariële akte betekent dit dat de

andere personen die in de akte worden genoemd deze gegevens ook kunnen zien. Als de

akte wordt ingeschreven in een openbaar register, zijn jouw gegevens ook voor derden

zichtbaar;

• de notaris moet jouw identiteit controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De

notaris is een van de weinigen die van het originele identiteitsbewijs een fotokopie mag

maken en die fotokopie mag bewaren;

• jouw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris;
• het kan zijn dat jouw gegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan jij

niet de opdrachtgever bent of waarbij jij niet rechtstreeks betrokken bent. Dit is bijvoorbeeld

het geval als je bestuurder van een rechtspersoon bent, erfgenaam of legataris in een

nalatenschap of administrateur van een vereniging van eigenaren. Als ons kantoor

persoonsgegevens van jou gebruikt die wij niet van jou zelf hebben gekregen, dan zal dat

altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van jouw

gegevens is dan bijvoorbeeld de openbare registers (o.a. het Kadaster) of bijvoorbeeld een

makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin je één van de partijen bent.

Persoonsgegevens van cliënten in het algemeen

Als je nog geen opdracht aan ons hebt gegeven voor het maken van een notariële akte, maar een

opdracht voor advies of als je een vraag aan ons stelt, dan gebruiken wij jouw persoonsgegevens

voor:

• onze administratie;
• de communicatie met jou;
• in het algemeen om de opdracht te kunnen uitvoeren.

Als jij ons een vraag hebt gesteld dan maken we gebruik van de gegevens die jij zelf aan ons hebt

verstrekt. Voor een advies of andere opdracht vragen we je een aantal gegevens aan ons door te

geven zoals voornamen, achternaam, adresgegevens (inclusief e-mailadres) en telefoonnummer. We

vragen ook om jouw geldige identiteitsbewijs te zien en daarvan een fotokopie te maken.

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door ons gebruikt voor het toezenden van de

nieuwsbrief. We versturen alleen nieuwsbrieven als je daar zelf een formulier voor hebt ingevuld.

Hiervoor vragen we de volgende persoonsgegevens van jou:

• voornaam;
• achternaam;
• e-mailadres.

Grondslag voor het opvragen van gegevens

Ons kantoor vraagt jouw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen; of
• voor de doelen waar je specifiek toestemming voor hebt gegeven.

Wij vragen alleen de gegevens op die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is

voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan een makelaar in verband met een koopovereenkomst

waarin je één van de partijen bent.

Als wij persoonsgegevens doorgeven aan anderen maken wij hierover afspraken met hen om jouw

privacy te beschermen.

Bewaartermijn

Vaak is het voor ons als notaris nodig om persoonsgegevens lang te bewaren. Dit heeft te maken met

onze wettelijke taken zoals uit de Wet op het notarisambt en de Archiefwet.

Beveiliging

Wij beschermen jouw persoonsgegevens onder meer met de volgende maatregelen:

• alle personen die jouw gegevens kunnen inzien, hebben een geheimhoudingsplicht;
• we hebben een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of

technische incidenten;

• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van

persoonsgegevens.

Rechten met betrekking tot jouw gegevens

Er is in sommige gevallen recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die

wij van jou hebben ontvangen. Ook kun je soms een verzoek indienen om jouw gegevens over te

dragen aan een andere dienstverlener.

Als wij jouw persoonsgegevens bewaren op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe,

dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als je je

hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief.

Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, wil je dan contact met ons

opnemen? Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend, maar je kunt dan

terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van

privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt wil je dan contact

met ons opnemen?